今回のレクチャーでは、分野の異なるチームメンバーと協力して規模の大きなプロジェクトを完遂するためのステップをご紹介します。このレクチャーにより、適切なコミュニケーションを取りながらプロジェクトをマネジメントする手法を身につけられます。
メンバーが増えれば増えるほど、プロジェクトの成否はコミュニケーションによって左右されます。事前の情報共有からプロジェクト進行中のこまめな状況確認まで、隙のないコミュニケーションを取ってプロジェクトを成功へ導きましょう。
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部門を横断して仕事をする前に共通認識を作っておく
異なる畑のメンバーが力を合わせてプロジェクトを進めるには、慎重かつスムーズなコミュニケーションが必要になります。そのための方法として、「クリエイティブ・ブリーフ」「パフォーマンス基準」「プロジェクトチェックリスト」「コンテンツ制作ワークフロー」といった様々な種類の資料を作ることをオススメします。これらは別のレクチャーで紹介していますが、それぞれの概要を復習しましょう。
共通認識のための資料#1：クリエイティブ・ブリーフ
クリエイティブ・ブリーフはプロジェクトの設計図です。
主に次の4点を記載し、プロジェクトの輪郭を共有する目的があります。
- プロジェクトの概要：目的や成果物など
- クライアント情報：納期、予算、担当者、連絡先など
- ターゲット情報：ターゲットのペルソナ、解決する彼らの悩み
- クリエイティブのルール：コンテンツ・スタンダードやブランド・トーン
共通認識のための資料#2：パフォーマンス基準
何をもってコンテンツを「良質」と見なすのかを定めたガイドラインです。コンテンツのトピックや狙うキーワード、またそれらの包括性などの項目について、達成すべき基準を設定します。基準の設け方はケースバイケースですが、過去の成功例を参照し、試行錯誤を繰り返すことで自社独自の基準を作り出しましょう。
共通認識#3：プロジェクトチェックリスト
1つのプロジェクトを小さいプロセスやタスクに分解し、その進捗状況を管理するシートです。プロセスを「準備」や「ローンチ」などのカテゴリーに分け、さらに「Write」「Design」「Code」「Promote」という観点から4つのタスクにブレイクダウンして管理します。
共通認識#4：コンテンツ制作ワークフロー
リストアップしたタスクを効率的に進めるための流れを定めたものです。不要なタスクを省き、同時に完了するタスクは統合します。担当者と完了の定義を定めたら、ゴールから逆算して納期を設定します。
プロジェクトを進める前に上記の4点を準備しましょう。準備が終わったらメンバーと共有し、実際にプロジェクトへ着手するためのステップへ進みます。
部門を横断して仕事をするための5つのステップ
プロジェクトは次の5ステップで進めていきましょう。
ステップ#1：まず、部門の責任者に話を通す
各メンバーの仕事量について現実的な予測を立てるために、各部門の責任者に話を通します。そして、そのメンバーのToDoリストの中で、今回のプロジェクトに係る作業を優先してもらえるよう掛け合いましょう。
優先してもらうには、上手に話を運ばなければなりません。そのために、責任者に話を通す前に、次の準備をおすすめします。
質問に対する答えを用意する
責任者にプロジェクトの件を伝えると、次のような質問が予想されます。
- なぜ今なのか？
- 何を私に期待しているのか？
- どう協力すればいいのか？
- これを優先すると何が犠牲になるのか？
- どうフィードバックすればいいのか？
予想される質問に対しては、あらかじめ答えを用意してスムーズに伝えられるようにしましょう。
プロジェクトを止める障害への対策
プロジェクトを遂行するにあたって、いくつか障害が生じることがあります。「プロジェクトのために利用するツールの使い方が分からない」「過去に失敗した例がある」などです。これらに対して対策を講じておきましょう。
例えば僕らのチームであれば、過去に間違えた部分をすべてマニュアルに反映し、ミスの再発を防止するようにしています。間違えた部分は「間違えやすいポイント」として、どんどんマニュアルに追記していきます。この時に、実際の作業を担当した人にマニュアル反映を依頼すると良いです。実際の作業の注意点をよく把握しているからです。
異論に対する答えも用意しておく
責任者は何らかの理由をつけて協力に反対するかもしれません。たとえば「プロジェクトに賛同できない」「メンバーの時間・労力を与えたくない」などです。これらの異論に対して反論を用意しておきましょう。
想定される異論を書き出して、それに対する答えも書き出しておきましょう。これはセールスにおいては「商品を買っても使う時間がない」「私にも出来るのか不安」のように、毎回ほぼ決まっています。そんなに多くのパターンは無いはずです。
責任者と話をするための具体的なスケジュール
さて、ここまでの準備を終えたら、実際に責任者に話を通します。次のようなスケジュールが理想的です。
- 10分：クリエイティブブリーフ（プロジェクトの目的、ゴールを説明）
- 5分：パフォーマンス基準
- 15分：コンテンツチェックリスト
- 10分：コンテンツのワークフロー（なぜ各責任者のチームメンバーの協力が必要なのかを説明する）
- 20分：質疑応答
もし責任者がしぶったら「なぜそう思うのですか？」「どのようにしたらいいと思いますか？」などと尋ね、前向きに話を持っていけるよう力を尽くしましょう。
ステップ#2：実際の作業メンバーと話をする
責任者の次は、実際に作業を担うメンバーとコミュニケーションをとります。直接出向いて話をするのもよいですし、キックオフミーティングを開催するのもよいでしょう。いずれにしても、実際にプロジェクトがはじまる前に全容を伝えておくことで、メンバーはプロジェクトに対して心の準備を整えられるようになります。キックオフミーティングを開く場合は、責任者の話を通す際と同様のスケジュールで説明するとよいでしょう。
ステップ#3：作業中は効率的な方法でメンバーと連絡と取る
プロジェクトが始動したら、メンバーは効率的にコミュニケーションを取っていかなければなりません。しかし、もともと異なる分野のメンバーたちには、相互にコミュニケーションを取る手段がないことも多いです。
そこで、プロジェクト中はどのツールを用いてコミュニケーションを取るのかはっきりさせておきましょう。メールのような1対1のコミュニケーションツールではなく、チャットのように大勢がまとめて情報を共有できるツールが適しています。
また、タスクの期限設定やカレンダー、リマインダーなど、プロジェクトを支援する機能が備わっているツールであればなお理想的です。ビジネスチャットなどを含む企業向けのグループウェアであれば、プロジェクトに関する情報を一元的に管理できるでしょう。
複数のツールを使い分けるのは推奨できません。情報が散在し、見逃すおそれがあるからです。適切なものを1つのみ選定し、チームメンバーで一貫してそれを使い続けましょう。
コミュニケーションツールを導入したら、毎日小規模なミーティングを行います。「昨日したこと」「今日すること」「進捗を邪魔する障害物」についてメンバーから報告を受けましょう。これらの情報を共有することで、サポートの必要性を早い段階で認識できます。障害物は未然に取り除くのが一番ですが、それができなかった場合は、マネージャーが可能な限り迅速に排除することが大切です。
ステップ#4：ミス発生時には人ではなく原因にフォーカスする
どれほどマネージャーが優秀で、チームメンバーが勤勉にプロジェクトへ力を尽くしても、ミスが起きない保証はありません。チームの軌道が予定から外れる可能性があります。
そのような時はマネージャーが速やかに介入しましょう。チームの中で特に助けを必要としているメンバーを特定し、以下の質問をします。
- 何が起きたのか
- なぜそれが起きたのか
- どうすれば元の軌道に戻せるか
もちろん、これらの問いかけはメンバーを叱責するものではありません。ミスが起きたとしたら、フォーカスすべきはミスを起こした人ではなく、ミスが発生した原因なのです。
丁寧にこれらの質問を行い、対象のメンバーとともに答えを考えましょう。できる限りメンバーが自力で答えを見つけられるよう、サポートに徹するのがマネージャーの役割です。
ステップ#5：レビューを行いプロセスを改善させる
無事にプロジェクトを達成できたら、速やかに成果物を納品しましょう。そしてレビューを行い、次のプロジェクトのために改善点を見つけ出しましょう。具体的には、チームメンバーを集めて以下の問いかけをします。
- 何がうまくいったのか
- 何がうまくいかなかったのか
- 次のプロジェクトで改善できることは何か
ソフトウェア開発の場で使われているテクニックも参考になるので見てみましょう。アジャイル開発と呼ばれる最近主流になっている開発手法でも同様のアプローチを取っています。プロジェクト終了後の振り返りを「レトロスペクティブ」と呼んでいます。目的は同じですが、ミーティングでの質問は若干異なります。
- 何を始めるべきか
- 何をやめるべきか
- 何を続けるべきか
これらの質問を組み合わせて30分のレビューミーティングを行えば、次回のプロジェクト管理の改善に役立つ数多くの教訓を得られるでしょう。
必ずタスクごとにデッドラインを設定せよ
初めてプロジェクト管理を行う場合にもっともよく発生する失敗は、期限が明確でないことです。納期はプロジェクトを構成する要素の中でも非常に重要な地位を占めます。小さなタスクにも期限を付けて、できるだけプロジェクトを前に前に進めるよう意識してください。
チームメンバーには納期を明確に伝えましょう。そして日々のコミュニケーションを通じて、タスクの進捗状況が納期と照らし合わせて適切かどうか、常に目を光らせることが大切です。もし期限を過ぎてしまったら、同じ過ちを繰り返さないよう失敗原因を徹底的に掘り下げて改善策を講じましょう。
まとめ：綿密なコミュニケーションで部門横断的プロジェクトを成功へ導く
異なる部門のメンバーが一丸となって1つのプロジェクトを完遂するのは簡単ではありません。十分な情報共有を行い、失敗の芽を可能な限り早く摘み取ることが大切です。これまでのレクチャーでご紹介してきた準備を行ったうえで、次の5ステップでプロジェクトを遂行しましょう。
- 部門の責任者に話を通す
- 作業メンバーと話をする
- 作業中は効率的にコミュニケーションを取る
- ミス発生時には原因を分析する
- レビューを行い次のプロジェクトに活かす
どれほど誠実に取り組んでも、初めてのプロジェクトではたくさんの課題が発生するかもしれません。それらをしっかりと分析し、次に活かすことが大切です。
一度でも取り組めば、PDCAサイクルを回し始めることができます。レクチャーでご紹介してきたことを踏まえて、さっそくプロジェクトに挑戦してみましょう。今回はここまでです。また次回、お会いしましょう。