石崎力也

今回のレクチャーでは、プロジェクト管理についてお話します。タスクの所要時間を計測し、予測の正確性を高める方法をご紹介します。この方法を学べば、推定値と実際値のギャップを埋められるようになるでしょう。

時間の計測にはタイマーを用いますが、普通のタイマーでは記録が煩雑です。面倒ではメンバーたちの時間計測にやる気が削がれ、結果的に正確なデータが集まらなくなります。その煩雑さを解消し、意識することなく計測できる環境を作ることが大切です。今回は具体的なツールを紹介し、あなたのチームが作業時間の管理を簡単に行えるようになる方法をお伝えします。

タスクに関する推定時間と実時間の比較が大事

タスクにどのくらいの時間がかかるのかは、事前に推定することが大切です。ところが、推定値と実際の値には大きなギャップが生じることがあります。できるだけこのギャップを埋め、正確な予測を行うことがプロジェクト管理には欠かせません。

ギャップを埋めるには、推定と実際の間にどの程度のギャップがあったのか、比較する必要があります。全体の時間だけでなく、具体的にどの作業に対してどのくらいの時間を要したのか、詳細に把握しなければなりません。

しかし、作業時間を逐一記録するのは大変です。できるだけ少ない負担で時間を記録できる環境を用意しましょう。

比較するためにはまずツールを使って作業時間を記録する

作業時間を記録するための専用ツールが存在します。ツールを活用すれば、ゼロから手作業で記録するよりも簡単な操作で作業時間を可視化できます。中には無料で利用できるツールも少なくないため、積極的に活用しましょう。

特におすすめなのは、豊富な実績を誇るTogglです。Web上で無償提供されているツールで、タイマーをスタート・ストップするだけで作業時間を記録できます。

Togglが時間管理に有効な5つの理由

では、Togglがおすすめの理由を具体的にご紹介します。

理由#1：時間計測に関する専用ツールである

まず、機能は極めてシンプルです。基本的に時間計測以外の機能をもたないため、操作に迷うことはありません。マニュアルを見ることなく、直感的に使用できる優れたUIが魅力です。

メールアドレスやGoogleアカウントで会員登録したら、早速使い始めることができます。WindowsとMac向けに用意されているデスクトップアプリをインストールして使うことも可能です。作業のたびにサイトへアクセスするのは煩雑なため、インストールしてツールバーに固定するとよいでしょう。

Togglがどのくらい時間の正確性を重視しているかというお話をしましょう。Togglでは単にタスクごとの作業時間を計測し、業務の効率化を測るだけでなく、測った時間を報酬計算にも使えるように企業向けに提供しています。メンバーごとの作業時間に時給を掛け合わせることで報酬計算が簡単にできるようにということです。そのため、Togglとしてはあらゆる機能でユーザーの正確な計測を支援しています。

理由#2：Autotrackerで特定のアプリの起動と連携してくれる

普通のタイマーなら、今では便利なスマートフォンアプリがたくさん存在するでしょう。しかし、作業を始めるたびにタイマーのアプリを起動するのは煩雑なうえ、うっかり失念することもあります。プロジェクト管理のために正確なデータを確保したい場合、このような失敗は避けたいところです。

そこで、TogglにはAutotrackerという機能が搭載されています。これは、あらかじめ登録したアプリで作業を開始したら計測開始を促す通知を出す機能です。作業ソフトとTogglを連携させることでこの機能を使えます。

連携方法はシンプルです。デスクトップ版のTogglで設定ウィンドウで、Autotrackerをオンにしたあと、連携する作業ソフトの名称などを登録するだけです。

登録すれば、作業ソフトを開いた際にTogglが自動的に起動し、計測するかどうかを通知で聞いてくれます。

理由#3：通知機能で記録の付け忘れ・止め忘れを防止できる

計測の管理を忘れてしまいがちなのは、作業開始時に限りません。休憩に入るときに止め忘れることも計測を不正確にする要因の1つです。

このような記録忘れを防止する機能として、Togglにはアイドル検知機能が備わっています。これは、一定時間作業が行われていないと、自動的にタイマーを中断する機能です。たとえばアイドル検知を5分に設定しておくと、5分間作業しなければタイマーを勝手に止めてくれます。

またコンピュータがスリープやシャットダウンされたときにタイマーを停止する機能があります。Togglはマルチデバイスに対応したクラウド型のタイマーなので、しっかりタイマーを停止させないとデバイスをまたいでずっとトラッキングしてしまいます。

ですが、この機能をオンにしておけば、デバイスがスリーブやシャットダウンされたときにもきちんとタイマーをストップさせてくれます。休憩から戻ってきたときには、リマインダー機能というものが便利です。

一定時間記録をしないまま作業をしていると「記録をするの忘れていませんか？」という通知を出してくれます。この通知は、うっかり記録を開始しないまま作業し続けてしまうのを防いでくれます。

通知機能はタイマーのスタートとストップ、両方の忘れを防いでくれるのです。このようにTogglには、実際の利用シーンを考慮して「いかにユーザーに正確な時間計測をしてもらうか？」という発想に基づいて機能が付けられています。

理由#4：ポモドーロタイマー機能が付いている

人間の集中力の限界は、20分程度だといわれています。それ以上の時間集中し続けるのは難しく、一度休憩を挟んだほうが時間効率はよくなります。

そこで、ポモドーロテクニックという手法が考案されました。これは、25分間作業を続け、5分間休憩を取るという組み合わせを30分間のワンセットとし、このセットを繰り返すことで勉強や仕事を効率的に進めようというアイデアです。

そして、ポモドーロテクニックに特化したタイマーをポモドーロタイマーといいます。作業開始から25分後に通知し、休憩時間の開始を知らせてくれるタイマーです。休憩時間開始から5分が経過すれば、作業の再開も知らせてくれます。

Togglには、ポモドーロタイマーの機能が搭載されています。このレクチャーのメイントピックであるタスク時間の測定に役立つ機能ではありませんが、効率的にタスクを進める手法の1つとして活用するとよいでしょう。

理由#5：タスク単位での管理が簡単

普通のタイマーでも時間は計測できますが、作業ごとに計測していると、どの作業にどのくらいの時間がかかったのか整理するのが大変です。1時間かかったのが画像作成だったのか、それとも記事の下書きだったのか、一度わからなくなると収拾がつかなくなるかもしれません。

一方、Togglなら計測時にタスク名を入力しておけば、常にタスク名と時間が紐づけられた状態で管理されます。また、複数のタスクをまとめてグループを作成できます。たとえば、「下書き」「執筆」「画像挿入」「投稿設定」などの各作業をまとめて「記事の投稿」という大きなタスクとして管理することも可能です。

さらに、計測データは棒グラフとして視覚的に表示する機能もあります。またチーム機能の強化された有料バージョンでは、メンバーごとのタスク状況を可視化することも可能です。数値だけでなくグラフを活用することで、直感的にリソースの配分状況を把握できます。

まとめ：ツールを有効活用して所要時間を正確に記録

タスクの所要時間を事前に見極められるかどうかによって、プロジェクト管理の質が左右されます。正確に時間を予測するには、予測値と実際の値を比較し、ギャップを埋めることが大切です。そして、そのためにはまず正確に所要時間を計測することから始めなければなりません。

難しい作業ではありませんが、日常的に行うには煩雑です。心理的ハードルを下げるために便利なツールを活用しましょう。今回のレクチャーではTogglをご紹介しましたが、これである必要性はありません。使いやすいものを見つけて上手に活用しましょう。今回はここまでです。また次回、お会いしましょう。

今回のレクチャーでは、プロジェクト管理についてお話します。プロジェクト依頼フォームによる効率的な受注管理方法をご紹介します。この方法を学ぶことでプロジェクトに必要なリソースを把握し、慎重に受注可否を判断できるようになります。

慎重な判断が必要とはいっても、かけられる時間や労力は限られています。事前に準備をし、いざというときに少ないリソースで対応できる状態を目指しましょう。依頼プロジェクトにかかるリソースを正確に見積もるために、ヒアリングのための専用フォームを作っていきましょう。

プロジェクトを受ける際には検討が必要

社内外から新たにプロジェクトを受注する際には、工数や時間を見積もり、慎重に検討する必要があります。もし安請け合いをすれば、コアの仕事に悪影響が及びかねないためです。今、チームにどのくらいの余力があるのか、それは新しいプロジェクトを受けるのに十分なリソースなのか、見誤らないようにしなければなりません。

フォームを使ってヒアリングの手間を削減する

「慎重に見積る」と言葉でいうのは簡単ですが、実際には容易ではありません。むしろ、慎重さを意識すればするほど、ミーティングやメールでのやり取りに余計な時間を費やすことになります。限られたリソースの配分を考える方法としては不適切です。

そこで活用したいのがプロジェクト依頼フォームです。これは、プロジェクトを請け負う際にヒアリングしたい内容を、あらかじめ項目として設定した入力フォームのことをいいます。受注前に、プロジェクト依頼フォームを発注者に渡して記入してもらうことで、必要なリソースを速やかに見積れるようになります。

プロジェクト依頼フォームを作るための6つのステップ

では、プロジェクト依頼フォームの作り方を具体的に見ていきましょう。ここでは、Googleフォームを用いた方法をご紹介します。

ステップ#1：Googleフォームで新しいフォームを作る

まず、Googleフォームにアクセスし、「新しいフォームを作成」の欄から「空白」をクリックします。すると、「無題のフォーム」と書かれたフォーマットが表示されます。タイトルのフィールドをクリックし、「プロジェクト依頼フォーム」などと入力しましょう。

そして、タイトルの直下にある「フォームの説明」欄をクリックし、「マーケティングチームへのプロジェクト依頼はこちらのフォームにご記入ください」と入力します。これは「私たちのマーケティングチームにプロジェクトを依頼するには、このフォームを埋める必要がありますよ」という意味です。

ステップ#2：プロジェクトに関する質問を入力する

次は、具体的な質問内容を記入していきます。フォームの右側に、アイコンが縦に並んだバーが表示されているはずです。その一番上にある、プラスボタンをクリックしましょう。これにより、質問を入力する項目が生成されます。

つづいて、「質問」と書かれたフィールドをクリックし、そこに具体的な質問内容を記入しましょう。「期限はいつですか」のように、プロジェクト受注前に知りたいことをシンプルに記入します。

回答形式はラジオボタンやクリックボックス、記述式などが用意されており、質問内容に適したものを選択します。たとえば、期限を問うのであれば、日付入力フィールドを用意するのがよいでしょう。「質問」フィールドの右側にあるタブをクリックし、表示される項目から「日付」を選択しましょう。

このように、質問したい内容を1つずつ質問項目として作成していきます。必ず答えてもらいたい質問は、右下にあるスライダーをクリックすることで回答必須項目にできます。

また質問項目をいくつかのセクションに分けることもできます。例えば、プロジェクトの概要に関する質問、マーケティング対象となるオーディエンスに関する質問のように回答項目をまとめます。

セクションを作るには、セクションを分けを始めたい質問までいきます。その質問の右側のバーの中にある「セクションを追加」というアイコンを選択します。

そうすると、その質問以降の質問が1つのセクションとしてまとめられます。回答者から見るとセクション1つに対して1ページです。

すべての質問を記入したら、最後に順序を並び替えます。各質問項目の、上部の中央に小さな点が6つ集まった部分があるはずです。これをドラッグアンドドロップすることで、項目の順序を替えられます。

ステップ#3：記入者と連絡先に関する質問を追加する

プロジェクトの内容に加え、記入者とその連絡先についても情報を収集しておきたいものです。

そこで、質問の最後に、記入者と連絡先を問う質問を追加しましょう。「段落」という長文用の回答形式が有効です。同様に、留意事項などを自由に記入してもらう項目を用意するのもよいでしょう。

ステップ#4：回答内容を記録し通知する

次は、回答内容の確認方法を把握しておきましょう。画面上部のバーに「質問」「回答」と書かれた部分があります。「回答」をクリックすると、集計結果が表示される画面に切り替わります。フォームをリリースし、無事回答を得られたらこの画面にアクセスしましょう。

また、「0件の回答」と書かれた右側に、スプレッドシートのアイコンが表示されています。これをクリックすると、すべての回答が含まれるGoogleスプレッドシートが生成されます。回答が得られた後の集計作業に活用しましょう。

さらに、スプレッドシートのアイコンの右側に、点が3つ縦に並んだアイコンがあります。これをクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択しましょう。これにより、フォームに回答が入力された際、フォーム作成者に紐づけられた連絡先へ通知メールが送信されるようになります。

ステップ#6：フォームをリリースする

ここまでの準備が終わったら、いよいよフォームをリリースします。画面右上にある「送信」をクリックしてください。

表示される画面の「送信方法」の右側に、いくつかのアイコンが並んでいます。その中からリンクアイコンをクリックし、表示されるリンクをコピーして、ブラウザに貼り付けましょう。「URLを短縮」を押せば、URLをかなり短くすることもできます。

これにより、完成したフォームを送ることができるようになりました。全体を見直し、問題がないか最終確認を行います。問題がなければ、今しがたコピーしたリンクを共有し、回答してもらうだけです。

リンクの渡し方にもいくつかの方法があります。メールや社内SNSで送るほか、「送信」をクリックした後に「送信方法」からタグアイコンをクリックし、HTMLに埋め込む方法も存在します。あとは回答が入力されて通知メールが届き次第、「回答」タブから結果を確認するだけです。

まとめ：プロジェクト依頼フォームで受注を効率化

プロジェクトの遂行にあたって、リソースの管理は極めて重要な事項です。外部からプロジェクトを安請け合いしてしまうと、コアの業務に支障が生じかねません。受注前にプロジェクトの全体像を把握し、必要なリソースと自分たちの余力を比較したうえで慎重に受注の可否を判断することが大切です。

プロジェクト依頼フォームを活用すれば、メールやzoomなどで無駄なやり取りをすることなく、プロジェクトの全容を把握できます。把握に要する時間と労力を節約すれば、それだけ多くのリソースを確保できるでしょう。今回はここまでです。また次回、お会いしましょう。

今回は、マーケティングに関するプロジェクト管理を扱います。管理シートを用いてマーケティングプロジェクトの所要時間を見積る方法をご紹介します。この方法を学ぶことで、納期に遅延するリスクを最小限に抑えられます。

何かの作業をするとき、おおよその作業時間の予測を立てると思います。でももしその予測が外れるのであれば、それは予測を立てる方法に問題が潜んでいるからです。各タスクを担うメンバーのスケジュールや技量を踏まえ、現実的な予測を立てなければなりません。管理シートを活用することで、全体を俯瞰的に把握し、プロジェクトを安全に進められるようになります。

納期に遅れる原因：作業時間の不足

納期を過ぎてしまう大きな原因の1つは作業時間の不足です。作業時間の不足とは、具体的には次の状態をいいます。

• 作業の合計時間がチーム全体のリソースを超過している
• 各メンバーの作業時間が持ち時間を超過している

チーム全体として、時間が足りない。そしてそれがチームメンバー個人においても起きている。というのが一番の原因だといえます。裏を返せば、納期に遅れないためにはチームや各メンバーの持ち時間を超過しないよう、作業時間を管理する必要があるということです。

シートを使って2種類の時間をチェックする

納期に遅れた過去の失敗例を振り返ってみてください。所要時間の予測と実績の間に、大きな乖離があったのではないでしょうか。そして、予測が不正確だったということは、予測を立てる方法に問題があったということです。正確な予測をするには、その方法を見直さなければなりません。

そこで、今回のレクチャーでは「マーケティング作業時間管理シート」をご用意しました。この管理シートに情報を記入していくことで、タスクの所要時間を正確に見積れるようになります。

このシートの特徴は2つあります。

1つは、チーム全体の作業時間を見積もることができることです。つまりプロジェクト1つあたりの合計作業時間をチェックできます。

もう1つは担当する各メンバーごとの作業時間の合計も把握できることです。チーム全体としての作業時間が問題なくても、メンバー個人の作業時間が偏っていて持ち時間をオーバーしてたのでは、プロジェクトはうまくいきません。この時間管理シートを使って、この両者の時間が適切かどうか？をチェックしていきましょう。

管理シートを使って合計の作業時間を確認する

所要時間を適切に予測するには、各職務メンバーに確認するのがもっとも確実です。マーケティング作業時間管理シートに各タスクとその所要時間の予測値を記載し、問題がないか判断してもらいましょう。具体的には、次の6つステップでシートに記入・確認していきます。

ステップ#1：プロジェクトの種類ごとにタブを作成する

シートはプロジェクトの種類単位で管理します。つまり1プロジェクトにつき1シートです。たとえば、ブログ記事1つ、メールマーケティング1本やSNSキャンペーン、eBookの作成などが単位となります。単位ごとにタブ部分で新しいシート作成し、情報が混在しないようにしましょう。

ステップ#2：作業をブレイクダウンする

1つのプロジェクトは複数のタスクから構築されます。細かいタスク単位にブレイクダウンすることで、どのタスクを誰がどのくらいの時間をかけて遂行するのかが分かりやすくなります。細分化されていないタスクは、見積もりが甘くなりがちです。これはタスクリストを作った人であれば、誰もが無意識のうちに感じているはずです。

たとえば、ブログ記事の作成であれば「競合メディアの調査」「見出しの作成」「執筆」「SEO対策」「グラフィックの用意」などのタスクに細分化されるでしょう。この細分化のときに、実際に担当するメンバーにヒアリングを行ってください。実際の作業を知る彼らにヒアリングすることで、タスクを細かく区切ることができるようになります。

ステップ#3：担当する職種を決める

ステップ2で書き出した各タスクに、担当する職種を割り当てます。たとえば、ブログ記事のプロジェクトにおいて「競合メディアの調査」「執筆」などの段階はライターが担うことになるでしょう。また、SEO対策であればブログマネージャー、「グラフィックデザインの用意」はデザイナーが担当します。

ステップ#4：タスクの説明を記入する

「見出しの作成」や「SEO対策」などとタスク名を書いただけでは、各タスクの内容を把握できません。これでは所要時間の予測も困難でしょう。そこで、次はシートの説明欄に具体的な作業内容を記入していきます。特に「どうなったら完了なのか？」ということが明確にするよう気をつけてください。

たとえば、「競合メディアの調査」であれば「トップ10の投稿を読み比べ、自社とのギャップを分析する」などとすれば分かりやすいでしょう。同様に、「執筆」なら「2,500～3,000文字」のように、できる限り定量化するのがおすすめです。定量化できない場合も、具体的な作業内容や考えるべき点、踏むべき手続きなどを含めて書けば、所要時間を見積りやすくなります。

ステップ#5：所要時間の予測値を記入する

ここまで整理した情報を踏まえて各タスクにおける所要時間の予測値を記入します。各タスクの予測値を書けば、それを合計することで、各職種やプロジェクト全体の所要時間が導かれるでしょう。

シートが一通り埋まったら、それを各職種の担当者とシェアし、予測値が現実的なものであるかを確認してもらいます。担当者のスケジュールや技量によっては、予測値の変更を要求されるかもしれません。要求の内容と、プロジェクト全体にかけられる時間を考慮して再度全体を調節し、予測の精度を高めていきましょう。

ステップ#6：プロジェクト終了後に実測時間と比較する

プロジェクト終了後に予測した所要時間と実際に掛かった時間を比較しましょう。この作業は本当に億劫な作業ですが、これを行っておくと次回からの所要時間の見積もりがさらに正確になっていきます。

これを実現するにはプロジェクトの最中、チームの各メンバーに実際の作業時間を記録しておいてもらってください。今はパソコン上で動作するToggl（トグル）などの仕事時間を計測するツールがたくさんあります。こういったものを使って計測してもらうと、定着しやすいはずです。

そして、プロジェクト終了後に実際の作業時間をシートに書き込んでもらいましょう。先程の予測のシートを複製して、実測という名前をつけておくと良いです。実測値を入力したらチーム全体の所要時間と、担当メンバーごとの時間配分を確認してください。また予測段階からどの程度の差があったのか？ということも確認し、次回の予測に活かしてください。

バッファタイムを計算して急な依頼に備える

ここまでは、マーケティングプロジェクトのみに着眼し、その所要時間を予測する方法を解説してきました。ところが、現実にはメンバーたちがマーケティングプロジェクトのみに時間や労力を割り当てられるわけではありません。社外や社内の別部門から急に作業を依頼され、思わぬ遅延が発生する可能性があります。

急な依頼に備えるためには、自分たちにどの程度の余裕が残されているのかを常に把握しておくことが大切です。正確に把握していれば、非現実的な依頼を受け、メンバーたちの健康やメインプロジェクトの進捗が犠牲になるのを防げます。

そこで突発的なタスクに対応できるバッファタイムを計算しておきましょう。すでにマーケティング作業時間管理シートによって、個人個人の作業の所要時間が判明しています。あとはその所要時間からメンバーに空き時間を算出してください。マーケティングプロジェクトのメンバーが、1週間に他の作業へ割ける余白の時間を算出・共有します。

まとめ：管理シートを活用して所要時間を正確に見積る

納期に間に合うかどうかは、プロジェクトの成否を大幅に左右します。そのため、できる限り精度の高い予測をし、現実的な計画を立てることが大切です。ところが、立てた予測は往々にして外れ、予実の間に大きな乖離が発生してしまいます。

そこで有効なのが、プロジェクトをタスク単位にブレイクダウンし、シートにまとめて整理する方法です。各タスクや各職種に要する時間を予測し、それを担当者に確認してもらうことで、無理のない計画を立てられます。

また、急な依頼に備えてバッファタイムを計算しておくことも重要です。常に余裕を確保しておくことで、より安全にプロジェクトを遂行できます。今回のご紹介はここまでです。また次回、お会いしましょう。

マーケティング作業時間管理シート

複製してお使いください。（Googleへのログインが必要です）

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1iTVDqL2Rtrg9UpkBtmFxIsoETnD-9pl3d7lN_Ps-i_I/copy