Content Marketing

今回のレクチャーでは、計画的に一貫性のあるブログ記事を更新し続けるコツについてお話しします。定期的に同じテーマについてのコンテンツを発信するメディアを構築できれば、それはあなたのビジネスを成長させる強力なツールとなるでしょう。このレクチャーを学べば、ブログの更新に疲れて途中で更新が止まるのを避けることができます。

https://youtu.be/EnW9JSsSQCE

定期的なコンテンツ配信の重要性はわかっていても、ブログ更新をなかなか継続できないという人もいます。またはどれくらいの更新頻度を目指せば良いのかわからないという人もいますよね。今回は、記事更新を継続する具体的な方法から、目標達成のために必要な更新頻度の計算方法まで紹介します。

コンテンツマーケティングでは一貫性のあるコンテンツが重要

コンテンツマーケティングを成功させるためには、一貫性のあるコンテンツを投稿し続けることが最も重要です。ここで言う「一貫性のあるコンテンツ」とは、取り扱うトピックのジャンルや主張がコロコロ変わらないということです。統一されたテーマ・主張を発信し続けることで、それに共感する読者があなたのメディアのファンとなってくれるからです。

マーケターが知っておくべき事実のひとつとして「人は、自分が知っている人、好きな人、信頼できる人から製品やサービスを購入する」ということがあります。あなたも洋服屋さんで買い物をしていて「迷っていたけど店員さんの感じが良かったから購入した」とか、「あの家電量販店の店員さんは知識が豊富で安心できるから毎回そこで買っている」という経験があるはずです。

インターネットにおいてもそれは同じです。海外では「マーケティングならこの人のところに行け」という、その分野の専門家のことを「Go-To Person（ゴートゥー・パーソン）」と呼んだりします。例えば集客つまりトラフィックに関することなら、Neil Patel（ニール・パテル）のコンテンツを見たら良い。会員制サイトづくりならStu McLaren（ストゥ・マクラーレン）のところに行きましょう。クリエイティブな動画撮影をしたければ、Sam Kolder（サム・コールダー）のオンラインコースで勉強しましょう。みたいな感じです。

彼らは特定の分野についてのコンテンツを出し続けています。途中で料理のコンテンツに変えたり、バスケを教え始めたりすることはありません。つまり、一貫したコンテンツを発信し続けることで、読者との信頼関係を築くことができるのです。

もうひとつのメリットとして、ブログを通してコンテンツの一貫性を保つことで、強力なライティング力とコンテンツ作成の習慣を身につけられることも挙げられます。これにより、より多くのコンテンツをより早く公開できるようになるでしょう。

それでは、実際にどうすれば、一貫性のあるコンテンツを継続して作ることができるのでしょうか。それは、次の3つのポイントに集約されます。

• コンテンツを作成する目的を明確化する
• ブログの執筆をスケジュールに落とし込む
• スケジュールを実行する

簡単でしょう？ここからは、成功するブログを育てるために、一貫したコンテンツを作成する方法について具体的に見てみましょう。

コンテンツを出す目的を明確にする

ブログを成長させるためのファースト・ステップは、ブログを更新する目的を明確にすることです。ブログ記事の更新には、読者の興味関心についての調査からトピックの選定、記事の執筆、画像の作成まで、多くの手間がかかります。このような手間を理解した上で、それでもブログを書くことが必要だと思えるのなら、おそらく理由はあるはずです。その理由を明確にしてください。

例えば「ページビューを増やす」「SNSでのシェア数を増やす」「メール登録のコンバージョンを増やす」「製品やサービスの登録者・購入者を増やす」などの目的が挙げられます。当然ですが、「ブログを書くこと」自体が目的となってはいけません。「より多くの記事を公開すること」を目的にしないでください。

複雑に考える必要はありません。あなたが到達したいゴールと、あなたが出すブログ記事がそのゴールにどのように貢献しているかを考えれば良いだけです。

ブログ更新の目標を明確にしたら、次はそれを具体的な数値へと落とし込みましょう。「目標達成のためには、どれくらいの記事の更新が必要なのか」を考えるのです。それを客観的な数値として割り出すためには、以下の計算式が有効です。

達成したい数値的なゴールを、そのゴールに対する現状の数値で割ってください。これで、目標達成のためには何記事書く必要があるのか、おおよその目安がわかります。

例えば、あなたのブログ更新の目的が「1ヶ月に8,000ページビューを達成すること」だとします。現状、1本のブログ記事が平均して1,000ページビューを獲得しているとすると、「8,000 ÷ 1,000 = 8」で目標を達成するためには8本のブログ記事を書かなければなりません。

この計算式は、ページビューだけでなく、SNSのシェア、Eメールの購読登録、製品のサインアップなど、あなたが目標とする全ての数値に対して有効です。ゴールを現状の数値で割ってみてください。

具体的にこれから何本追加で作成していくべきかということは、現在公開しているブログ記事の数から、上の数式で算出された本数を引くだけです。

例えば、月間の目標プレビュー数を達成するためには、月に8つのブログ記事を書く必要があることがわかったとします。現在月に4記事しか書いていない場合、目標達成のためには追加で毎月4記事書く必要があるということですね。

この計算式は常に完璧というわけではありませんが、マーケティング目標を達成するために必要なコンテンツの量を判断するのに役立ちます。

ブログの執筆をスケジュールに落とし込む

今後の執筆本数の目標が定まったら、今書いているコンテンツをコンスタントに公開できるようなスケジュールを立てましょう。具体的な曜日と時間帯を設定することで、目標を達成しやすくなります。

コンテンツマーケティングのスケジュール帳である「エディトリアルカレンダー」をお持ちの場合は、少なくともそこに今後1ヶ月間分のブログ記事の投稿予定を記入しましょう。

ここで一点気をつけたいのは、エディトリアルカレンダーに予定を追加する前に、現状何かブログ投稿に関して課題を抱えている場合は、まずはそれを克服する方法を考えるべきということです。

例えばコンテンツのアイデアが出ないことで困っている場合は、まずはブログのアイデアをどこで見つけるかを考えましょう。チームで定期的にブレイン・ストーミングの時間を設けても良いですね。グラフィックが必要な場合は、誰が、いつまでに、どのように画像やイラストを入手するのか考えてください。

このように、ブログ作成のワークフローを作成することは非常に重要です。全てのステップを事前に詳細に計画しておくことが、一貫したコンテンツを作成するための最善の方法だからです。一人でブログを書いている場合も、ブログ記事のToDoリストがあれば、毎回迷うことなくスムーズに執筆を進められるでしょう。

重要なことは、一貫していて、繰り返し可能な、ステップバイステップのシンプルなプロセスを構築することです。このフレームワークは、効率的で上手なブログの作成方法を学ぶのに役立つのはもちろん、ブログのスキルを磨きながら、スピーディに仕上げることも可能にします。

繰り返しになりますが、ブログはより多くのコンテンツを作成することが重要なわけではありません。より良いコンテンツをより多く作ることが必要なのです。

最初の6ヶ月のスケジュールアイデア

それでは、具体的なコンテンツ公開のスケジュールを作成していきましょう。記事の更新を継続するためのポイントは、最初は小さな目標を立てて、それを確実にこなしていくことです。例えばあなたが「1週間に2回、ブログ更新すること」を目標としている場合、最初の6ヶ月間は次のようなスケジュールを立ててみると良いでしょう。

初月は、2週間に1度の更新を目指してください。それができたら、2ヶ月目と3ヶ月目は月に3回の更新をしましょう。4ヶ月目には、毎週1度の更新を目標にしてください。5ヶ月目と6ヶ月目に5度ずつの更新ができたら、それ以降も継続できるはずです。

おめでとうございます、これで目標は達成です。このように大きな目標を達成したい場合は、1つ1つのステップを出来るだけ小さくしてください。そうすることで習慣化しやすくなります。まずは達成可能なスケジュールを計画してください。

まとめ：スケジュールを立てて一貫性のあるコンテンツを生み出し続ける

ここまで、計画的にブログ更新を投稿し続ける方法について紹介してきました。コンテンツマーケティングを成功させるためには、一貫性のあるコンテンツを提供し続けることが非常に重要です。同じトピック、同じ主張のコンテンツを一定の頻度で投稿し続けることで、あなたのブランドのファンが生まれ、それがあなたの製品やサービスの売上に繋がっていくからです。

一貫性のあるコンテンツを定期的に更新するためには、事前にスケジュールを立てることが重要です。今回ご紹介した計算式を使って、目標達成に必要な更新頻度を割り出してください。そして、実現可能なスケジュールを立ててみましょう。いきなり最終目標の達成を目指すのではなく、まずはスモールステップから始めてくださいね。今回は以上です。またすぐにお会いしましょう。

今回のレクチャーでは、ブログの読者数・閲覧数を10倍に成長させる方法についてお話しします。コンテンツ・マーケティングにあたって自社のブログを運営している人は多いでしょう。しかし、ただ漠然と記事を書き続けていては、読者数も効果も伸びることはありません。

https://youtu.be/gAYneP9uxug

ブログの読者数を増やすためには、そしてブログからの売上を伸ばすためには、競合他社と差別化する必要があります。それを実現するためには、トピックの選び方、アイデアの出し方にちょっとしたコツが必要になります。詳しく見てみましょう。

ブログの成長はコンテンツの質が決める

コンテンツ・マーケティングにおいて質の高いコンテンツを生み出し続けることは非常に重要です。なぜなら、読者にとって役に立つ、興味を引くような良質なコンテンツを提供し続けることで、自社の信頼を構築できるからです。そして、自社ブランドに対する信頼が大きくなることで、サービスや商品の購入にも結びつくのです。

また、ブログで自社の製品やサービスを紹介することもあるでしょう。その場合は、ブログ記事から直接商品が売れていくこともあります。その点からも、ブログのコンテンツは質を高く保つ必要があるのです。

あなたのブログは、あなたが公開する日々の記事によって構成されます。つまり、あなたがコンテンツの質を向上させることによってのみ、あなたのブログは良いものとなるのです。したがって、あなたがコンテンツマーケティングによって他社との優位性を確立したいのであれば、他の全ての競合他社のブログとあなたのブログを差別化する必要があります。

すでにブログを運営しているのであれば、ここで言う戦略的な差別化要因が何であるかをご存知かもしれません。それは、一言でいえば「独自性・専門性」です。

例えば、あなたが料理に関するビジネスを行っている場合は、特定の食材を使ったレシピに特化した料理ブログを運営してください。ファッションについてのビジネスを行っているのであれば、特定のトレンドのみに特化したファッションブログ記事を投稿しましょう。ある地域でフィットネスジムを行っている場合は、そのエリアのみにフォーカスしたフィットネス・ブログを運営することができます。

あなたのブログに必要なのは、あなたがターゲットとする読者が興味を持つ可能性が高いトピックを扱うことです。それを継続していくことで、自然とあなたのブログは専門性を持ったユニークなものになるでしょう。これにより、読者がすでに購読している競合他社のブログに加えて、あなたのブログも読んでくれるようになります。これが、差別化をするということです。

具体的な例を見てみましょう。Wordpress上のメディア運営を円滑にするためのツールを提供しているCoScheduleは、自社ブログにおいてマーケティングのトピックを扱っています。もちろん、世の中にはマーケティングトピックを扱うブログは他にも何万と存在します。しかし、CoScheduleでは、全世界のどのブログよりも実用的かつ、包括的で、よく研究された内容の記事を掲載することで、コンテンツを差別化しています。

また何度も例に出していますが、HubSpotも質の高いブログ記事を出し続けています。僕が昔からずっとベンチマークし続けているメディアの1つです。こういったブログ記事は、核となるアイデアを決めたあとで外部のライターに執筆を依頼したりしているようです。HubSpotほどの大きな上場企業でもそのようなやり方をやっています。

つまり、どれだけありふれたブログのアイデアであっても、このように実用性、包括性、深い研究といった条件を満たすこと、つまり独自性を確立することで、ユニークを創出できるのです。

ブログ記事のアイデアを発想する2つのステップ

それでは、先のCoScheduleはどのような方法でオリジナリティの高いブログのアイデアを生み出しているのでしょうか。ここからは、CoScheduleの手法を応用して自社ブログにおいてユニークな切り口を見つける方法について紹介します。

CoScheduleによると、ブログ記事の良質なアイデアを出すためにやるべきステップは、たった2つ。アイデアのリストアップとそれらの精査です。そして、そのアイデアメイキングには次の3つのアイテムがあれば十分です。

• ポストイットもしくはノート
• ホワイトボード
• マーカー

それでは、2つのステップについて詳しく見てみましょう。

ステップ#1：20分で思いつく限りのアイデアをリストアップする

ファースト・ステップは、ブログ記事のアイデアをブレイン・ストーミングすることです。まずはポスト・イットもしくはノート、そしてタイマーを用意してください。タイマーがなければスマホでも構いません。

タイマーで20分間をセットして、その時間を全て使って思いついたアイデアをそのまま紙に書き出してください。「こんなアイデアは無理そうだな」「これは読者が興味を持ってくれるか自信ないな」と感じても、頭に浮かんだのであれば、迷わず全てを書き出してください。ここでの目標は、とにかく、できるだけ多くのアイデアを書き出すことです。

制限時間を目一杯に使って、ポストイットであれば1枚につき1つのアイデア、ノートであれば1行ごとに1つのアイデアを書き出しましょう。

ステップ#2：40分かけてアイデアを精査する

20分間のブレイン・ストーミングが終わったら、次は実行するアイデアと、そうでないアイデアとを分別していきます。この時点で、あなたは100個以上とは言わないまでも、それに近い数のアイデアを持っていることでしょう。

実際のところ、山ほどあるアイデアの9割は、実現されることはないでしょう。しかし、それで良いのです。制限を設けずに多くのアイデアを出したことによって、これまでにない視点からのトピックを思いつける場合があるからです。また、あるアイデアと別のアイデアを組み合わせることで、実現可能でかつ良質なトピック案に繋がることもあるかもしれません。

さて、実際にアイデアの選別をしていきましょう。まずは、ホワイトボードに2本の線を書いて、1、2、3 という列を作ってください。そして、先のステップで出したアイデアを全て分類していきます。最高だと感じるアイデアや、実現したいと思えるアイデアは「3」に、そうでないものは「1」に貼り出してください。

自分自身のアイデアを評価するためには、以下のようないくつかの簡単な質問を自分に投げかけてみると良いでしょう。

• これは、読者がもっと知りたいと思うようなトピックか？
• これは、私の他のトップコンテンツとどの程度似ているか？

そのトピックについて、「インターネット上で見つけられる他のどんなものよりも優れている」「自分がターゲットとする読者がユニークな価値を見出してくれる」と明確に答えられる場合、そのアイデアは「3」に分類されます。

「そうでもないな」「確信は持てないな」と感じる場合は、「2」に振り分けてください。「読者が自分のメディアのコンテンツとして期待するようなものでない」と判断される場合は「1」となります。「1」に分類されたアイデアも、あなたの得意分野であるのであれば、マーケティングを重視しないような投稿のトピックとしては十分です。

全てのアイデアを見直して、1～3の採点基準で分析してください。当然ですが、実際に優先的に記事化するべきアイデアは「3」に分類されたものです。このような手順に従って大量のアイデアの中から、最良のものを選び出していってください。

まとめ：良質なアイデアのみを取り上げ他社との差別化を実現する

ここまで、競合他社と差別化できるコンテンツ・マーケティングのトピックの選び方について紹介してきました。ブログ記事において他社と差別化するためには、自分のターゲットとなる読者の興味や関心に合った、専門性と独自性の高いトピックのみを取り扱うことが重要です。

優れたアイデアを出す方法は簡単です。20分間ブレイン・ストーミングを行い、40分間かけてアイデアをある基準に沿って選別するだけです。そして、高得点が付けられたアイデアから記事にしていってください。今回のレッスンはここまでです。また次回、すぐにお会いしましょう。

今回のレクチャーでは、プロジェクト管理についての話題を扱います。チームの外部から寄せられる依頼に対し、上手に「NO」と伝える方法をご紹介します。この方法を学ぶことで、他のチームと良好な関係を保ちながら、自分たちのチームが持つリソースを守れるようになります。

https://youtu.be/NHbPkF_wckk

日本人は一般的に、断ることに慣れていません。しかし、はっきりと断る意思を伝えなければ、自らの身を守れないことがあります。プロのマネージャーが意識する3つのポイントを学び、自分たちのプロジェクトを成功させましょう。

チームの時間を尊重すべき理由

マーケティングチームには他のチームからさまざまな依頼が寄せられます。たとえば、人事部は至急採用パンフレットを用意してほしいと頼んでくるかもしれません。また、営業チームはイベントに向けて準備を進めており、その一部をマーケティングチームに委託したいと考えることがあるでしょう。

これらはいずれも正しい発想です。企業の目標を達成するために各チームが奮闘し、時にはチームの垣根を超えて協力する姿勢は、理想的とさえいえるでしょう。

ところが、他のチームから依頼を安請け合いしていると、自分のチームが時間と労力を奪われることになりかねません。結果的に自分たちのプロジェクトが失敗したのでは、元も子もなくなります。

また、チームのリソースを安易に外部へ売り渡すマネージャーに対して、メンバーは不信感を抱くかもしれません。このようなトラブルを回避するには、依頼を受ける際に慎重な態度を取ることが大切です。

日本人はNOを言うことに慣れていない

一般的に、日本人はNOと言うことに慣れていません。これは同時に、NOと言われることに慣れていないことも意味します。日本の文化では、下手に断ってしまうと余計なトラブルを招きかねません。たまたま今回時間がなかっただけでも、「あそこはアテにならない」「手伝う気がないらしい」などと、信頼関係に亀裂を生じさせる可能性があるのです。

そこで必要になるのが、上手に断る方法です。同じ意思を示す場合でも、説明する内容や断った後のフォローなどによって、両者の信頼関係が受ける影響は大幅に左右されます。

プロフェッショナルに断るための3つのポイント

チームの利益を守りつつ、外部との関係も円滑に保つマネージャーは、どのような点に留意して断っているのでしょうか。プロの断り方を身につけることで、あなたのチームも組織内でよりよい立場を保てるようになるでしょう。では、意識すべきポイントを3つご紹介します。

ポイント#1：自分の時間を守る必要性を理解する

依頼を受けると、反射的に手伝いたくなるかもしれません。他者から頼られるのは信頼関係がある証であり、その信頼に応えたいと考えるのは自然なことでしょう。

しかし、プロジェクトを受託する前に一度立ち止まらなければなりません。本当に、自分たちのチームには他のチームを手伝えるほどの余力が残されているのでしょうか。依頼を受けることで、自分たちの首を締めることにはならないでしょうか。

スケジュールを振り返り、余力がないようであれば、断る方向へと思考をシフトする必要があります。チームを管理する責任者である以上、常に自分のチームを守ることを考えなければなりません。

ポイント#2：引き受けない理由は説明しなくていい

断ることが確定したら、次はそのことを依頼者に伝える必要があります。そして、多くの人がこの段階で「どう理由を説明しようか」と頭を悩ませるのではないでしょうか。

しかし、依頼を引き受けない理由を詳細に説明する必要はありません。依頼した側は、あなたが断る理由をそれほど正確には気にしていないからです。重要なのは、自分たちのチームに重要なプロジェクトがある旨を伝えることです。あまり詳細に語ると、双方にとってタイムロスとなります。

ポイント#3：別の人を紹介する

ここまでの2つのポイントで、すでにNOと伝えることには成功しています。しかし、このままでは完結に断っただけです。円滑な関係を構築するには、最後のフォローを行う必要があります。

そこで有効なのが、別の人の紹介です。依頼する側が求めているのは手伝ってくれる誰かであり、必ずしもあなたのチームではありません。他に妥当な人が見つかれば、それで問題は解決するのです。

あなたが知っている人物の中で、適任者と思われる人の連絡先を伝えましょう。依頼者は依頼先探しに行き詰らずに済み、あなたの心遣いに感謝してくれるでしょう。

まとめ：3つのポイントを意識して上手にNOと伝える

今回はプロジェクト管理において、外部からの依頼を上手に断る方法をご紹介しました。チームのリソースを守り、自分たちのプロジェクトが成功するよう、管理者は細心の注意を払わなければなりません。時には勇気をもってNOと伝え、チームを守る必要があるのです。

断る際には、無理に断る理由を説明する必要はありません。それよりも、相手が抱える問題を解決することのほうが重要です。他に引き受けられそうな人を知っているなら、その人の連絡先を伝えましょう。今回のご紹介はここまでです。また次回、お会いしましょう。

今回のレクチャーでは、プロジェクト管理についてお話します。タスクの所要時間を計測し、予測の正確性を高める方法をご紹介します。この方法を学べば、推定値と実際値のギャップを埋められるようになるでしょう。

https://youtu.be/uxhugy988ZA

時間の計測にはタイマーを用いますが、普通のタイマーでは記録が煩雑です。面倒ではメンバーたちの時間計測にやる気が削がれ、結果的に正確なデータが集まらなくなります。その煩雑さを解消し、意識することなく計測できる環境を作ることが大切です。今回は具体的なツールを紹介し、あなたのチームが作業時間の管理を簡単に行えるようになる方法をお伝えします。

タスクに関する推定時間と実時間の比較が大事

タスクにどのくらいの時間がかかるのかは、事前に推定することが大切です。ところが、推定値と実際の値には大きなギャップが生じることがあります。できるだけこのギャップを埋め、正確な予測を行うことがプロジェクト管理には欠かせません。

ギャップを埋めるには、推定と実際の間にどの程度のギャップがあったのか、比較する必要があります。全体の時間だけでなく、具体的にどの作業に対してどのくらいの時間を要したのか、詳細に把握しなければなりません。

しかし、作業時間を逐一記録するのは大変です。できるだけ少ない負担で時間を記録できる環境を用意しましょう。

比較するためにはまずツールを使って作業時間を記録する

作業時間を記録するための専用ツールが存在します。ツールを活用すれば、ゼロから手作業で記録するよりも簡単な操作で作業時間を可視化できます。中には無料で利用できるツールも少なくないため、積極的に活用しましょう。

特におすすめなのは、豊富な実績を誇るTogglです。Web上で無償提供されているツールで、タイマーをスタート・ストップするだけで作業時間を記録できます。

Togglが時間管理に有効な5つの理由

では、Togglがおすすめの理由を具体的にご紹介します。

理由#1：時間計測に関する専用ツールである

まず、機能は極めてシンプルです。基本的に時間計測以外の機能をもたないため、操作に迷うことはありません。マニュアルを見ることなく、直感的に使用できる優れたUIが魅力です。

メールアドレスやGoogleアカウントで会員登録したら、早速使い始めることができます。WindowsとMac向けに用意されているデスクトップアプリをインストールして使うことも可能です。作業のたびにサイトへアクセスするのは煩雑なため、インストールしてツールバーに固定するとよいでしょう。

Togglがどのくらい時間の正確性を重視しているかというお話をしましょう。Togglでは単にタスクごとの作業時間を計測し、業務の効率化を測るだけでなく、測った時間を報酬計算にも使えるように企業向けに提供しています。メンバーごとの作業時間に時給を掛け合わせることで報酬計算が簡単にできるようにということです。そのため、Togglとしてはあらゆる機能でユーザーの正確な計測を支援しています。

理由#2：Autotrackerで特定のアプリの起動と連携してくれる

普通のタイマーなら、今では便利なスマートフォンアプリがたくさん存在するでしょう。しかし、作業を始めるたびにタイマーのアプリを起動するのは煩雑なうえ、うっかり失念することもあります。プロジェクト管理のために正確なデータを確保したい場合、このような失敗は避けたいところです。

そこで、TogglにはAutotrackerという機能が搭載されています。これは、あらかじめ登録したアプリで作業を開始したら計測開始を促す通知を出す機能です。作業ソフトとTogglを連携させることでこの機能を使えます。

連携方法はシンプルです。デスクトップ版のTogglで設定ウィンドウで、Autotrackerをオンにしたあと、連携する作業ソフトの名称などを登録するだけです。

登録すれば、作業ソフトを開いた際にTogglが自動的に起動し、計測するかどうかを通知で聞いてくれます。

理由#3：通知機能で記録の付け忘れ・止め忘れを防止できる

計測の管理を忘れてしまいがちなのは、作業開始時に限りません。休憩に入るときに止め忘れることも計測を不正確にする要因の1つです。

このような記録忘れを防止する機能として、Togglにはアイドル検知機能が備わっています。これは、一定時間作業が行われていないと、自動的にタイマーを中断する機能です。たとえばアイドル検知を5分に設定しておくと、5分間作業しなければタイマーを勝手に止めてくれます。

またコンピュータがスリープやシャットダウンされたときにタイマーを停止する機能があります。Togglはマルチデバイスに対応したクラウド型のタイマーなので、しっかりタイマーを停止させないとデバイスをまたいでずっとトラッキングしてしまいます。

ですが、この機能をオンにしておけば、デバイスがスリーブやシャットダウンされたときにもきちんとタイマーをストップさせてくれます。休憩から戻ってきたときには、リマインダー機能というものが便利です。

一定時間記録をしないまま作業をしていると「記録をするの忘れていませんか？」という通知を出してくれます。この通知は、うっかり記録を開始しないまま作業し続けてしまうのを防いでくれます。

通知機能はタイマーのスタートとストップ、両方の忘れを防いでくれるのです。このようにTogglには、実際の利用シーンを考慮して「いかにユーザーに正確な時間計測をしてもらうか？」という発想に基づいて機能が付けられています。

理由#4：ポモドーロタイマー機能が付いている

人間の集中力の限界は、20分程度だといわれています。それ以上の時間集中し続けるのは難しく、一度休憩を挟んだほうが時間効率はよくなります。

そこで、ポモドーロテクニックという手法が考案されました。これは、25分間作業を続け、5分間休憩を取るという組み合わせを30分間のワンセットとし、このセットを繰り返すことで勉強や仕事を効率的に進めようというアイデアです。

そして、ポモドーロテクニックに特化したタイマーをポモドーロタイマーといいます。作業開始から25分後に通知し、休憩時間の開始を知らせてくれるタイマーです。休憩時間開始から5分が経過すれば、作業の再開も知らせてくれます。

Togglには、ポモドーロタイマーの機能が搭載されています。このレクチャーのメイントピックであるタスク時間の測定に役立つ機能ではありませんが、効率的にタスクを進める手法の1つとして活用するとよいでしょう。

理由#5：タスク単位での管理が簡単

普通のタイマーでも時間は計測できますが、作業ごとに計測していると、どの作業にどのくらいの時間がかかったのか整理するのが大変です。1時間かかったのが画像作成だったのか、それとも記事の下書きだったのか、一度わからなくなると収拾がつかなくなるかもしれません。

一方、Togglなら計測時にタスク名を入力しておけば、常にタスク名と時間が紐づけられた状態で管理されます。また、複数のタスクをまとめてグループを作成できます。たとえば、「下書き」「執筆」「画像挿入」「投稿設定」などの各作業をまとめて「記事の投稿」という大きなタスクとして管理することも可能です。

さらに、計測データは棒グラフとして視覚的に表示する機能もあります。またチーム機能の強化された有料バージョンでは、メンバーごとのタスク状況を可視化することも可能です。数値だけでなくグラフを活用することで、直感的にリソースの配分状況を把握できます。

まとめ：ツールを有効活用して所要時間を正確に記録

タスクの所要時間を事前に見極められるかどうかによって、プロジェクト管理の質が左右されます。正確に時間を予測するには、予測値と実際の値を比較し、ギャップを埋めることが大切です。そして、そのためにはまず正確に所要時間を計測することから始めなければなりません。

難しい作業ではありませんが、日常的に行うには煩雑です。心理的ハードルを下げるために便利なツールを活用しましょう。今回のレクチャーではTogglをご紹介しましたが、これである必要性はありません。使いやすいものを見つけて上手に活用しましょう。今回はここまでです。また次回、お会いしましょう。

今回のレクチャーでは、プロジェクト管理についてお話します。プロジェクト依頼フォームによる効率的な受注管理方法をご紹介します。この方法を学ぶことでプロジェクトに必要なリソースを把握し、慎重に受注可否を判断できるようになります。

https://youtu.be/aYO7u3UtFX8

慎重な判断が必要とはいっても、かけられる時間や労力は限られています。事前に準備をし、いざというときに少ないリソースで対応できる状態を目指しましょう。依頼プロジェクトにかかるリソースを正確に見積もるために、ヒアリングのための専用フォームを作っていきましょう。

プロジェクトを受ける際には検討が必要

社内外から新たにプロジェクトを受注する際には、工数や時間を見積もり、慎重に検討する必要があります。もし安請け合いをすれば、コアの仕事に悪影響が及びかねないためです。今、チームにどのくらいの余力があるのか、それは新しいプロジェクトを受けるのに十分なリソースなのか、見誤らないようにしなければなりません。

フォームを使ってヒアリングの手間を削減する

「慎重に見積る」と言葉でいうのは簡単ですが、実際には容易ではありません。むしろ、慎重さを意識すればするほど、ミーティングやメールでのやり取りに余計な時間を費やすことになります。限られたリソースの配分を考える方法としては不適切です。

そこで活用したいのがプロジェクト依頼フォームです。これは、プロジェクトを請け負う際にヒアリングしたい内容を、あらかじめ項目として設定した入力フォームのことをいいます。受注前に、プロジェクト依頼フォームを発注者に渡して記入してもらうことで、必要なリソースを速やかに見積れるようになります。

プロジェクト依頼フォームを作るための6つのステップ

では、プロジェクト依頼フォームの作り方を具体的に見ていきましょう。ここでは、Googleフォームを用いた方法をご紹介します。

ステップ#1：Googleフォームで新しいフォームを作る

まず、Googleフォームにアクセスし、「新しいフォームを作成」の欄から「空白」をクリックします。すると、「無題のフォーム」と書かれたフォーマットが表示されます。タイトルのフィールドをクリックし、「プロジェクト依頼フォーム」などと入力しましょう。

そして、タイトルの直下にある「フォームの説明」欄をクリックし、「マーケティングチームへのプロジェクト依頼はこちらのフォームにご記入ください」と入力します。これは「私たちのマーケティングチームにプロジェクトを依頼するには、このフォームを埋める必要がありますよ」という意味です。

ステップ#2：プロジェクトに関する質問を入力する

次は、具体的な質問内容を記入していきます。フォームの右側に、アイコンが縦に並んだバーが表示されているはずです。その一番上にある、プラスボタンをクリックしましょう。これにより、質問を入力する項目が生成されます。

つづいて、「質問」と書かれたフィールドをクリックし、そこに具体的な質問内容を記入しましょう。「期限はいつですか」のように、プロジェクト受注前に知りたいことをシンプルに記入します。

回答形式はラジオボタンやクリックボックス、記述式などが用意されており、質問内容に適したものを選択します。たとえば、期限を問うのであれば、日付入力フィールドを用意するのがよいでしょう。「質問」フィールドの右側にあるタブをクリックし、表示される項目から「日付」を選択しましょう。

このように、質問したい内容を1つずつ質問項目として作成していきます。必ず答えてもらいたい質問は、右下にあるスライダーをクリックすることで回答必須項目にできます。

また質問項目をいくつかのセクションに分けることもできます。例えば、プロジェクトの概要に関する質問、マーケティング対象となるオーディエンスに関する質問のように回答項目をまとめます。

セクションを作るには、セクション分けを始めたい質問までいきます。その質問の右側のバーの中にある「セクションを追加」というアイコンを選択します。

そうすると、その質問以降の質問が1つのセクションとしてまとめられます。回答者から見るとセクション1つに対して1ページです。

すべての質問を記入したら、最後に順序を並び替えます。各質問項目の、上部の中央に小さな点が6つ集まった部分があるはずです。これをドラッグアンドドロップすることで、項目の順序を替えられます。

ステップ#3：記入者と連絡先に関する質問を追加する

プロジェクトの内容に加え、記入者とその連絡先についても情報を収集しておきたいものです。

そこで、質問の最後に、記入者と連絡先を問う質問を追加しましょう。「段落」という長文用の回答形式が有効です。同様に、留意事項などを自由に記入してもらう項目を用意するのもよいでしょう。

ステップ#4：回答内容を記録し通知する

次は、回答内容の確認方法を把握しておきましょう。画面上部のバーに「質問」「回答」と書かれた部分があります。「回答」をクリックすると、集計結果が表示される画面に切り替わります。フォームをリリースし、無事回答を得られたらこの画面にアクセスしましょう。

また、「0件の回答」と書かれた右側に、スプレッドシートのアイコンが表示されています。これをクリックすると、すべての回答が含まれるGoogleスプレッドシートが生成されます。回答が得られた後の集計作業に活用しましょう。

さらに、スプレッドシートのアイコンの右側に、点が3つ縦に並んだアイコンがあります。これをクリックし、「新しい回答についてのメール通知を受け取る」を選択しましょう。これにより、フォームに回答が入力された際、フォーム作成者に紐づけられた連絡先へ通知メールが送信されるようになります。

ステップ#6：フォームをリリースする

ここまでの準備が終わったら、いよいよフォームをリリースします。画面右上にある「送信」をクリックしてください。

表示される画面の「送信方法」の右側に、いくつかのアイコンが並んでいます。その中からリンクアイコンをクリックし、表示されるリンクをコピーして、ブラウザに貼り付けましょう。「URLを短縮」を押せば、URLをかなり短くすることもできます。

これにより、完成したフォームを送ることができるようになりました。全体を見直し、問題がないか最終確認を行います。問題がなければ、今しがたコピーしたリンクを共有し、回答してもらうだけです。

リンクの渡し方にもいくつかの方法があります。メールや社内SNSで送るほか、「送信」をクリックした後に「送信方法」からタグアイコンをクリックし、HTMLに埋め込む方法も存在します。あとは回答が入力されて通知メールが届き次第、「回答」タブから結果を確認するだけです。

まとめ：プロジェクト依頼フォームで受注を効率化

プロジェクトの遂行にあたって、リソースの管理は極めて重要な事項です。外部からプロジェクトを安請け合いしてしまうと、コアの業務に支障が生じかねません。受注前にプロジェクトの全体像を把握し、必要なリソースと自分たちの余力を比較したうえで慎重に受注の可否を判断することが大切です。

プロジェクト依頼フォームを活用すれば、メールやzoomなどで無駄なやり取りをすることなく、プロジェクトの全容を把握できます。把握に要する時間と労力を節約すれば、それだけ多くのリソースを確保できるでしょう。今回はここまでです。また次回、お会いしましょう。